Multiprojektmanagement - Projektübergreifendes Arbeiten leicht gemacht!
Das Projekt-Management-Modul im Quam ist ein webbasiertes Werkzeug auf Basis der Microsoft® SharePoint®-Technologie, das über die klassischen Anwendungen eines Projektmanagements hinaus auch die Zusammenarbeit des Projektteams sowie die gemeinsame Ergebnis- und Risikodokumentation in Projekten unterstützt.
Die Fähigkeit, multiple Projekte gleichzeitig in einer zentralen Ansicht zu verwalten macht die Arbeit für jedes einzelne Projektmitglied wie auch für die Projektmanager deutlich übersichtlicher und schneller. Jedes Projekt kann somit besser und effektiver bearbeitet werden.
Portfolioübersicht - individuelle Ansicht für jeden Projektteilnehmer
In der Portfolioübersicht können auch umfangreiche Portfolios aus zur Genehmigung anstehenden, genehmigten bzw. abgelehnten Projektanträgen sowie zu aktiven und abgeschlossenen Projekten übersichtlich dargestellt und nach verschiedensten Kriterien gefiltert werden.
Jeder Mitarbeiter sieht dabei ein individuelles Portfolio, in welchem nur für ihn tatsächlich relevante Projekte und Programme übersichtlich angezeigt werden. Von dieser Übersicht aus kann der jeweilige Mitarbeiter dann die angezeigten Projekte verwalten.
Projektcockpit - Alle wichtigen Projektdaten in einer Übersicht
Im Projektcockpit werden alle laufenden Projekte in einem konsolidierten Gantt-Diagramm untereinander dargestellt. Diese Übersicht soll Portfolio-Managern eine schnelle Orientierung über die im System befindlichen Projekte geben und deren Disposition unterstützen. Über optisch leicht erfassbare Indikatoren, ist eine schnelle Orientierung und Fokussierung möglich. Unterhalb des Gantt-Diagramm werden Statusinformationen konsolidiert und graphisch aufbereitet dargestellt und können genutzt werden, um das konsolidiere Gantt-Diagramm nach verschiedenen Kriterien zu filtern.
Hier werden zur Übersicht die Informationen der jeweils aktuell genehmigten Projektpläne angezeigt, ohne dass der Portfoliomanager in jedes Projekt einzeln navigieren muss. Projektverläufe können so auch miteinander verglichen werden.
Projektantrag - Der Startschuss für neue Projekte
Formale Grundlage der Bewilligung eines Projektes ist der Projektantrag. Im Projektantrag wird neben einer ersten Beschreibung der zu erreichenden Projektziele eine zeitliche Einordung sowie einen Budgetrahmen erfasst, innerhalb dessen die antragsstellende Organisationseinheit eine Durchführung für machbar hält.
Ein Projektantrag ist der initiale Schritt zur Genehmigung eines Projektes und der Ressourcen für die anstehende Projekt-Aufgabenstellung. Bevor ein Projektraum erstellt und ein Projektteam zusammengestellt werden kann, muss der Projektantrag durch einen Portfoliomanager genehmigt werden. Abgelehnte Anträge können gelöscht oder für eine spätere Genehmigung gesammelt werden.
Zentraler Ressourcenpool - Zentrale Verwaltung jedes Projektteilnehmers
Die Projektteilnehmer aller Projekte werden in der Projektmitarbeiterliste des Projektportfolios zentral verwaltet. Neben Mitarbeitern der eigenen Organisation können auch externe Projektteam-Mitglieder verwaltet werden, die über kein Benutzerkonto auf dem SharePoint verfügen, aber dennoch als Ressourcen in der Projektplanung berücksichtigt werden sollen.
Der Projektleiter, ein (auch zeitweiser) stellvertretender Projektleiter sowie die Projektteam-Mitglieder in unterschiedlichen Rollen können direkt auf Ebene des Projektportfolios zentral durch einen Ressourcenmanager auf die Projekte zugeordnet werden.
Zentraler Auftraggeberpool - Einmal eingeben, unendlich Nutzen
Bei vielen Projekten fallen auch immer wieder neue und verschiedene Auftraggeber an. Die Daten jedes einzelnen Auftraggebers werden im zentralen Auftraggeberpool gesammelt und gespeichert. Sollte ein neues Projekt einem bereits erfassten Auftraggeber zugeordnet werden, müssen die Stammdaten des Auftraggebers also nicht wieder neu eingegeben werden, sondern können direkt aus dem Auftraggeberpool abgerufen werden.
Die Speicherung der Auftraggeber ermöglicht außerdem, seine Stammdaten als Filterkriterium in der Portfolioübersicht nutzbar zu machen. So können zum Beispiel alle Projekte mit demselben Auftraggeber schnell in eine Übersicht gebracht werden.
