„Dank Quam® haben wir das Gefahrenpotential nun voll und ganz im Blick und können entsprechend reagieren. Das gemeinsam mit der Lintra entwickelte System ist durchdacht und ermöglicht uns, die Unternehmensrisiken frühzeitig zu erkennen und daraus resultierende potentielle Kosten zu vermeiden. Wir sind begeistert von Quam® und der Erweiterbarkeit, die mit dieser SharePoint-Lösung einhergeht, und werden auch zukünftige Zusammenarbeitsthemen auf dieser Basis organisieren.“

- Hartmut Möckel (Geschäftsführer FAM Magdeburg)

Risikomanagement für die Region

Die FAM Magdeburger Förderanlagen und Baumaschinen GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus. Mit seinen über 1.000 Mitarbeitern gehört es zu den größten Arbeitgebern im Bundesland Sachsen-Anhalt. Das Unternehmen ist international aufgestellt und besitzt Niederlassungen in Bulgarien, Kanada, China, Chile, Ungarn, Polen, Russland und Singapur. Über 50% der Mitarbeiter sind im Engineering tätig. Branchentypisch betreibt das Unternehmen sehr langfristige Projekte.

Warum Quam®?

Anforderungen

Konzeption und Implementierung eines prozessorientierten, einfach anwendbaren und weltweit zugänglichen Risikomanagementsystems.

Zweck

Die frühzeitige Erkennung, Systematisierung und einfache Meldung von Risiken, die systematische Überwachung und Steuerung von Risikopräventionsmaßnahmen zur Vermeidung von Fehlern, Schäden und Kosten aus inhärenten Risiken der Unternehmensbranche und der unternehmerischen Tätigkeit.

Die Zielstellung

Um einen systematischen Beitrag zur Risikominimierung oder -vermeidung zu leisten und das eigene organisatorische Verschulden im Schadensfalls auszuschließen, hat sich die FAM entschlossen, ein Risikomanagementsystem aufzubauen, das die Risiken mittels eines geeigneten Systems erfasst, bewertet und organisatorische Präventionsmaßnahmen entsprechend verfolgt und auswertet. Das System sollte gleichzeitig als Informationsmedium über Unternehmensrisiken dienen und daher allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Die Ausgangssituation - Prozesse und Risikoprävention in einem?

Auf Grund der internationalen Ausrichtung und der lang laufenden Projekte ist die FAM vielfältigen Risiken ausgesetzt. Werden diese Risiken erst spät entdeckt, kommuniziert und nachverfolgt, birgt dies ein beträchtliches Gefahrenpotential und führt in der Regel zu hohen Kosten.
Seit dem Jahr 2002 nutzt die FAM zur Dokumentation ihrer Organisation das mittlerweile Microsoft SharePoint basierte Quam der LINTRA. Auch die Prozesse und Strukturen des Risikomanagementsystems sollten nun darüber dokumentiert werden.
Zur Risikoanalyse und Risikoerfassung hatte FAM zunächst die Einführung einer ihr von einem Drittanbieter angebotenen Risikomanagementsystemsoftware geplant, um bekannte Risiken zielgerichtet und transparent kommunizieren und erkannte Risiken workflowgestützt und unbürokratisch melden und nachverfolgen zu können. Damit wären jedoch Dokumentation des RMS und Handhabung der Risiken in zwei Systeme getrennt. Nach der Vorstellung des Risikomanagementmoduls innerhalb des Quam der LINTRA entschied sich das Unternehmen gegen diese als unzweckmäßig empfundene Trennung. Quam dokumentiert nicht nur das Risikomanagementsystem in gewohnter Weise, sondern erfüllt auch die darüber hinaus definierten Anforderungen der FAM.

Die Umsetzung - Sämtliche Unternehmensstrukturen sichtbar in einem Tool

Im Rahmen des Projektes wurden zunächst die verschiedenen Risikomanagementrollen in der FAM definiert und der gewünschte Regelkreis zur Handhabung erkannter Risiken erarbeitet. Im Unternehmen bekannte und in ihrer potentiellen Auswirkung als relevant eingestufte Risiken wurden in eine gemeinsam erarbeitete, an den Prozessen und Strukturen des Unternehmens angelehnte Risikostrukur, dem Risikoatlas der FAM, überführt. Dieser erleichtert die Systematisierung und Analyse von definierten Risiken.
Für alle Risiken wurden Kennziffern mit entsprechenden Schwellwerten eingeführt, die bei Über- oder Unterschreitung im operativen Geschäft zu einer Warnmeldung des Systems an die Risiskomanagementverantwortlichen führen. Die dokumentierten Risiken wurden dazu mit den operativen Prozessen der FAM verlinkt, so dass die Mitarbeiter schon in der beschriebenen Ablauforganisation entsprechend sensibilisiert werden.
Zur Meldung und Nachverfolgung der Risiken wurden SharePoint-basierte elektronische Formulare entworfen, die entsprechend dem definierten Regelkreis des Risikoverfolgungssystems der FAM Folgeaktivitäten workflowgestützt anstoßen.

Der Nutzen - Konsistente Abläufe und verbesserte Koordination

Das Risikomanagementsystem baut auf die vorhandene SharePoint-Infrastruktur der FAM auf und ist modular vielfältig erweiterbar. Hinzukommende Regularien und Managementhandbücher können mit geringem Aufwand und ohne technisches Know-how mit dem bestehenden Prozessmodell verknüpft werden.
Konkrete, bisher nicht erfasste Risiken können einfach per Workflow in den Risikoatlas aufgenommen, kategorisiert und entsprechenden Schweregraden zugeordnet sowie revisionssicher mit Schwellwerten und standardisierten Maßnahmen versehen werden. Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Risiken zu melden. Diese werden über das System den entsprechenden Verantwortlichen weitergeleitet und entsprechend dem Risikoregelkreis bearbeitet und überwacht.
Geschäftspartner, wie Banken und Wirtschaftsprüfer, können über eine „externe Risikomanagementsystemsicht“ auf speziell defi nierte Bereiche zugreifen, ohne Einblick in sensible Datenbestände zu erhalten.
Durch konsistente Betriebsabläufe und einer daran ausgerichteten Koordination der Risikomaßnahmenverfolgung können Transparenz und Effizienz deutlich erhöht werden. Dies führt zu Einsparungen hinsichtlich Kosten durch Risiken von bis zu 70% und zu organisatorischer Sicherheit im Umgang mit Risiken.

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