Projektportfoliomanagement mit Quam® und SharePoint

Projektportfoliomanagement ist der kontinuierliche Prozess der übergeordneten Identifikation, Sammlung, Priorisierung, Auswahl, Freigabe, Steuerung und Überwachung aller Projekte einer abgrenzbaren Organisation mit dem Ziel, zu jeder Zeit den Mix an Programmen bzw. Projekten zu initiieren, zu unterhalten und abzuschließen, der unter Beachtung der verfügbaren Ressourcen die übergeordneten strategischen Ziele der Organisation am effektivsten unterstützt.

Da sich Prioritäten, Ziele und verfügbare Ressourcen über die Zeit ändern, endet das Portfoliomanagement nicht, sondern ist eine dauerhafte, zyklische und übergreifende Führungsaufgabe.

Projektportfoliomanagement im neuen Quam Modul

Ein Portfoliomanagement hat also die Aufgabe, Projekte zu definieren bzw. vorgeschlagene Projekte zu beurteilen, inwieweit sie der übergeordneten Zielsetzungen ihrer Organisation dienen. Für die Beurteilung von Projektenvorschlägen mit dem Ziel, die richtigen Projekte zu finden und auszuwählen, benötigt das Projektportfoliomanagement ein Set an wesentlichen Eigenschaften, die als Kriterien zur Bewertung einzelner Projektvorschläge herangezogen werden können. Anhand einer solchen Bewertung entlang verschiedener Kriterien kann die Bewilligung, Zurückstellung oder Ablehnung von Projekten erfolgen.

WELCHE Kriterien dies sind, lässt sich kaum für jede Organisation und alle Projekte dauerhaft verallgemeinern. Es gibt hier unterschiedlichste Ansätze; es können wirtschaftliche Kriterien bewertet werden (wie Beiträge zu Umsatz, EBIT, Cashflow o.ä.) oder ein strategischer Nutzen (wie neue oder verbesserte Produkte, neue Märkte oder Kundengruppen) oder auch operative Ziele (effizientere Prozesse, geringere Risiken, geringere Fehlerquote o.ä.). Es empfiehlt sich hier eine pragmatische Herangehensweise, die mit möglichst wenigen Kriterien eine scharfe Abgrenzung zwischen Projekten erreicht eher, als eine Vielzahl von Kriterien, die dafür sorgt, dass – je nachdem wer die Kriterien bewertet – fast jedes Projekt „irgendwie“ in ein Portfolio passen könnte.

Identifikation, Sammlung, Priorisierung, Auswahl und Freigabe von Projekten

Zunächst ist also ein Werkzeug hilfreich, das den Prozess unterstützt:

Projektanträge zu sammeln
Projektanträge nach verschiedenen Kriterien zu bewerten, zu vergleichen und zu priorisieren
Projektanträge auszuwählen und freizugeben

Werkzeuge des Projektportfoliomanagements

Benutzeroberflaeche um Projekte zu verwalten

Die Multiprojektmanagement-Umgebung des Quam® unterstützt den Lebenszyklus von der Idee über den Antrag bis zum Management des einzelnen Vorhabens. Quam® stellt einen Workflow bereit, der zunächst die Formulierung von Projektanträgen unterstützt und verfügt über eine Portfolio-Übersicht, die einen Überblick über die eingereichten Projektanträge ermöglicht. Bevor überhaupt ein Projektraum erstellt wird, müssen diese Projektanträge bewertet und genehmigt werden.

Über die Flexibilität des darunterliegenden SharePoint ist es nun einfach möglich, neben den verfügbaren Parametern auch unterschiedlichste weitere insbesondere eigene Parameter als Kriterien der Datenstruktur der Projektanträge hinzuzufügen und verschiedenste Ansichten auf Anträge unter Berücksichtigung dieser Parameter herzustellen. Auf diese Weise können beliebige Parameter zur Bewertung herangezogen werden – insbesondere können sich diese Parameter im Zeitverlauf auch durchaus ändern. Kriterien, die zur Bewertung in diesem Jahr entscheidend sind, könnten im Folgejahr durch ein anderes Set an Kriterien ersetzt werden!

Flexibilität dank gewohnter Office-Umgebung

Für ad-hoc Auswertungen kann daneben der Excel-Export über die Portfolio-Übersicht genutzt werden um weitere Auswertungen zu erzeugen auch z.B. in Form grafisch aufbereiteter Diagramme oder Pivot-Tabellen zur Entscheidungsunterstützung. Da eine SharePoint-Liste und die verwendete Excel-Datei auch dauerhaft dynamisch miteinander verbunden werden können, muss eine solche Aufbereitung in Excel auch nur einmal aufgebaut werden. Die Excel-Datei kann bei Veränderungen im Datenbestand der Projekteliste durch einfaches Aktualisieren der Quelldaten immer wiederverwendet werden. Damit werden die Vorteile einer zentralen Datenhaltung mit der Flexibilität von Excel verbunden!

Projektcockpit mit Projekten unterschiedlicher Laufzeiten

Welche Parameter für die Bewertung von Projektanträgen sinnvoll sind, ist individuell erfahrungsgemäß sehr unterschiedlich. Hier können die notwendigen Budgets je Zeitraum ein Kriterium sein oder der Ressourcenverbrauch im Sinne von Personalkapazitäten in einer Periode oder die schiere Anzahl der in einer Zeitscheibe, z.B. einem Quartal, startender Vorhaben oder der Beitrag zu einem bestimmten Unternehmensziel der aktuellen Periode oder noch komplexere Punkteschemata o.ä.

Hier ist es sehr hilfreich, dass SharePoint-Listen als Speicher dieser Informationen ohne größeren Aufwand erweiterbar sind, um eben diese individuellen Parameter aufnehmen zu können, egal ob qualitative oder quantitative. Dazu sind lediglich grundlegende Kenntnisse in der Funktionsweise von Listen und dem Aufbau von Views im SharePoint notwendig und die entsprechenden Rechte, Listen und Ansichten zu manipulieren.

Je nach eingesetzter SharePoint-Edition können die oben genannten Excel-Auswertungen sogar direkt und dynamisch als Webpart (Excel Web Access Webpart) unmittelbar in die Seiten integriert werden und damit praktisch jede individuelle Auswertung und Entscheidungshilfe als Dashboard eingebunden werden, was eine Standardsoftware naturgemäß kaum leisten kann.

Planung über den Projektstart hinaus

Die Portfolioübersicht wird auch nach Start der genehmigten Projekte kontinuierlich aus den einzelnen Projekträume heraus aktualisiert und bietet eine Übersicht auf die wesentlichen Parameter laufender Vorhaben (Budget, Laufzeit, Qualität, Kosten, Ressourcenverbrauch). Die projektübergreifende Zeitplanung ermöglich einen konsolidierten Überblick über den zeitlichen Verlauf des gesamten Portfolios hinweg. Über die Änderung wesentlichen Parameter (z.B. eines genehmigten Endtermins eines ganzen Projektes) werden die Portfoliomanager, die die Projekte genehmigt haben, auch aktiv informiert und können Portfolioverschiebungen aktiv steuern – bis hin zum Aussetzen oder Stoppen ganzer Vorhaben.

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