Keine Digitalisierung ohne Prozessmanagement

Hintergrund aller Digitalisierungsbemühungen ist letztlich grundlegend die Verbesserung von Prozessen. Verbesserung kann dabei vielfältige Bedeutungen haben: ein besserer Service für den Kunden, Erhöhung der Durchlaufzeiten, Einsparung von Ressourcen, Nutzung neuer technischer Möglichkeiten, bessere Zusammenarbeit, flexiblerer Personaleinsatz etc.

Voraussetzungen zur erfolgreichen Digitalisierung

Um Prozesse digitalisieren zu können, ist es eine wesentliche Voraussetzung, die Prozesslandschaft gut genug zu kennen. Um überblicken zu können, wie innerhalb einzelner Prozesse oder prozessübergreifend oder sogar über die Grenzen der eigenen Organisation hinaus Möglichkeiten der Digitalisierung zu den o.g. Verbesserungen beitragen können, ist ein zentraler Speicher für das Prozesswissen der gesamten Organisation praktisch unumgänglich.

Quam ist die perfekte Lösung

Quam ist als organisationsweite Plattform konzipiert, in der an zentraler Stelle alle Informationen zu Prozessen, Strukturen, angewandten Regelungen, Normen, Gesetzen, eingesetzten IT-Systemen und anderer Ressourcen und Verantwortlichkeiten modelliert und abgelegt werden. Diese Strukturen können leicht mit zusätzlichen Merkmalen für Digitalisierungsgrad, Digitalisierungspotential, Digitalisierungsansatz o.ä. verschlagwortet werden, um sie allen innerhalb der Organisation für den Zweck der Vorbereitung und Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben leicht zugänglich zu machen.

Im Quam können dann auch bereits verfügbare Digitalisierungsumsetzungen bzw. konkrete Werkzeuge bekannt gemacht werden, die innerhalb der Organisation bereits existieren und mit u.U. geringem Aufwand auch für andere Nutzerkreise innerhalb der Organisation nutzbar gemacht werden könnten.

Dazu müssten auch keineswegs unternehmensweit alle Prozesse sofort mit gleicher Granularität modelliert und erfasst werden. Zunächst ist es ausreichend, mit einer grundlegenden Prozesslandkarte und grundlegenden organisatorischen Strukturen zu starten. Im Anschluss könnte dann die IT-Organisation bekannte IT-Systeme und z.B. das Qualitätsmanagement verfügbare Verfahrens- und Arbeitsanweisungen ergänzen.

Im Folgenden kann das System über die Zeit mit ausreichender Granularität z.B. mit abteilungs- oder standortbezogenen Inhalten ergänzt und die Prozesse untereinander vernetzt werden, um zu ermitteln, wo eine Unterstützung durch Digitalisierung den höchsten Nutzen generieren würde, welche konkreten Digitalisierungsansätze schon umgesetzt worden, welche Digitalisierungsvorhaben bereits laufen bzw. welche konkreten Digitalisierungsideen existieren. Natürlich sollte der Fokus zunächst auf geschäfts- und wettbewerbskritischen Abläufen liegen mit hoher Anzahl, Häufigkeit und Prozesskosten.

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