Welche Lösung ist die richtige? – SharePoint Online vs. On-Premises

Ohne Frage sind die Kosten wohl einer der wichtigsten Faktoren bei der Entscheidung, über den sich jedes Unternehmen Gedanken macht. Bei den Kosten für die SharePoint Lösungen kommt es allerdings nicht nur auf die SharePoint Variante an, sondern insbesondere auf die Anzahl der Benutzer und den Datenspeicher. So sollten Sie sich für die Entscheidung ihre Geschäftsziele ins Gedächtnis rufen. Wenn sich Ihr Unternehmen im Wachstum befindet und die Anzahl der Mitarbeiter in absehbarer Zeit weiter steigen wird, sind das steigende Kosten im Hinblick auf die SharePoint Lösung. Bei SharePoint On-Premises kommen außerdem noch Kosten für die Lizenzierung, IT-Ressourcen, Wartung und Support hinzu, um mit dem System Schritt halten zu können. Bei SharePoint Online basiert die Lizenz auf der Anzahl an Benutzer. Somit ist SharePoint On-Premise meist die günstigere Variante für Unternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern. Kleine Unternehmen hingegen profitieren von der Online Variante als kostengünstigen SharePoint, welcher für die Bedürfnisse des Unternehmens bestens geeignet ist.

Zur Instandhaltung benötigen Sie bei der On-Premises Lösung ein Vor-Ort-Team, dass sich um Wartung, Updates und Sicherheits-Patches kümmert. So haben Sie auch die volle Kontrolle über die Hard- und Software, müssen aber auch ständig überprüfen, ob der SharePoint auf dem neusten Stand ist. Bei Microsoft SharePoint Online werden die Sicherheitsupdates und Systemänderungen automatisch durchgeführt. Der Server ist immer auf dem neusten Stand. Die Wartungszyklen sind ziemlich konsistent und es kommen nicht allzu häufig Updates vor. So ist die Wartung des On-Premises Systems nicht sehr aufwendig.

Wenn Sie den SharePoint Online nutzen, werden alle Daten in der Cloud gespeichert und Ihr persönlicher Serverplatz weniger belastet wird oder sogar frei ist. Häufig wird die Sicherheit von Cloud Servern infrage gestellt und man hat keine Macht über den Server. Sie können nur hoffen, dass der Cloud Server auch fest verschlossen und sicher ist. Bei der SharePoint On-Premises Variante können Sie beruhigt sein, dass alle Daten und Informationen (egal wie sensibel) sicher sind und Sie haben die volle Kontrolle über den Server. Daher ist die SharePoint On-Premises Lösung die richtige Wahl, wenn Sie viel mit sensiblen Daten zu tun haben, die insbesondere auch für Kunden wichtig sind.

Bei der Online-Variante sind strenge Kapazitätengrenzen zu beachten und die Speichergrenzen müssen daher genau im Blick behalten werden. Der Speicherplatz ist zwar jederzeit erweiterbar, dafür muss dann allerdings auch gezahlt werden, was die Kosten schnell in die Höhe treiben kann. Bei SharePoint On-Premises müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit lediglich auf die Verwaltung des Servers lenken. Die Kapazität kann jederzeit ausgebaut werden, so wie sie gerade gebraucht wird. Für interne IT-Mitglieder kann es außerdem bequemer sein, Data Governance-Regeln auf Servern und Hardware auszuführen, da ein direkter Zugriff gegeben ist.

Wie bereits erwähnt, ist bei SharePoint On-Premises ein internes IT-Supportteam erforderlich, um Ihre Daten und Systemaktualisierungen zu verwalten. Dies erfordert, dass Ihr Unternehmen vollständigen Zugang zu Experten für Data Governance hat und über ein vollständiges Verständnis der Compliance-Standards und des Supports von Drittanbieteranwendungen verfügt. Auf der anderen Seite verlässt sich SharePoint Online vollständig auf das Microsoft-Supportteam, das Sie bei der Verfolgung aller Probleme im Rechenzentrum unterstützt. Es erlaubt Ihnen auch, nicht alle, aber einige Compliance-Anforderungen festzulegen. Zum Beispiel unterstützt Office 365 nicht Active Directly und andere sichere Token-Systeme; und es fördert somit Single Sign-On.

Die SharePoint On-Premises Lösung hat ein eigenes Betriebssystem und eine Liste an Anforderungen, die Sie verstehen müssen, bevor darauf migriert wird. Zu den Voraussetzungen zählen Windows Server 2016 oder 2019, SQL-Server 2016, Microsoft Identity Extensions und noch mehr. Außerdem werden ein Server, Racks und Hardware benötigt, um den Server mit Ihrem internen Netzwerk zu verbinden und gleichzeitig den Datenverkehr und die Sicherheit zu verwalten.
SharePoint Online bietet die Möglichkeit, die Verwaltungslast mit den Microsoft-Datenzentren zu teilen. Es gibt zusätzlich zu den Anforderungen an die Infrastruktur zur Migration noch weitere Infrastrukturanforderungen. Der Geschäftsbetrieb sollte regelmäßig überprüft werden, um herauszufinden, ob ein zusätzliches Teammitglied oder neue Geräte benötigt werden, damit Ihre definierten Geschäftsziele erreicht werden.