SharePoint aus der Cloud ist nicht für jedermann

Software as a Service (SaaS) und Cloud-Infrastrukturen werden immer beliebter. Das klassische standardisierte Webtool wird von Softwareherstellern gerne als SaaS Modell angeboten, aber erhält jeder Kunde dadurch wirklich eine Software, die seine Bedürfnisse perfekt befriedigt?

On-Premise vs. Cloud: Digitalisierung auf zwei Wegen

In vielen Unternehmen äußert sich das Voranschreiten der Digitalisierung vor allem durch eine beinahe als Synonym zu betrachtende Nebenerscheinung: Die Verlagerung der Unternehmensdaten und der allgemeinen digitalen Infrastruktur in die Cloud. Die allgemeinen Vorteile der Cloud gegenüber der „klassischen“ Nutzungsvariante – der Installation beziehungsweise der Nutzung eines Programms auf einem eigenen Server – sind dabei nicht von der Hand zu weisen: Die Cloud ist bei vielen Anwendungsfällen sowohl simpler als auch kostengünstiger in der Implementierung und auch die Wartungskosten sowie der Aktualisierungsaufwand halten sich in Grenzen. Cloud-Software wie SharePoint Online ist durch die Auslagerung der Daten auf einen extern verwalteten Server so gut wie immer und überall verfügbar – ein fähiges Endgerät und eine stabile Internetverbindung sind alles, was der Nutzer braucht. Dennoch birgt auch die Nutzung von SharePoint in einem Saas-Modell einige Nachteile: Wo werden meine Daten überhaupt gespeichert? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Wie individuell ist die Nutzung eines standardisierten Webtools überhaupt? Hier bietet die klassische On-Premise Nutzung auf Basis von SharePoint 2016/2019 einige Vorteile.

Datenschutz

Oftmals werden Cloud-Programme auf ausländischen Servern betrieben – im Falle der Microsoft-Server also in den USA. Damit Verbunden ist ein höherer Datenschutzaufwand für den jeweiligen Nutzer, da die Datenschutzanforderungen für Microsoft deutlich von denen im Land des jeweiligen Nutzers abweichen können. Speziell wenn neben Unternehmensdaten auch die Daten von Kunden ausgelagert werden, kann hier ein beträchtlicher Zusatzaufwand für den Cloud-Nutzer entstehen. Wenngleich die verschiedenen Datenschutzbestimmungen von größeren, international agierenden Konzernen bereits berücksichtigt werden dürften, ist dies vor allem für kleinere Unternehmen ein herber Nachteil.
Zudem ist das Outsourcing von Daten immer auch mit einem gewissen Risiko verbunden. Speziell in sicherheitsrelevanten Bereichen, nehmen wir zum Beispiel den Finanzsektor, bedeutet ein Informationsleck oft immense Verluste. Was helfen mir gigantische Investitionen in die Datensicherheit, wenn am Ende der Cloud-Konzern, der meine Daten verwaltet, Opfer eines Hacker-Angriffs geworden ist?

Individualisierung

Wenngleich die Nutzung eines standardisierten Programms natürlich seine Vorteile mit sich bringt, so gehört die Individualisierung dieses Programmes per Definition nicht dazu. Jedes Unternehmen hat andere (Produktions-)Prozesse und Hierarchien, besitzt andere Vorschriften und Normen, an die sich gehalten werden müssen. Dementsprechend ist nicht gegeben, dass standardisierte Software wie SharePoint Online sämtliche für den Kunden relevanten Aufgaben übernehmen kann. Zudem kann es, bei Vorhandensein von IT-Strukturen, zu Problemen mit der Anbindung der Standardsoftware an die bestehenden Systeme kommen. Dadurch kann es zu weiteren Implementierungsaufwänden kommen, die durch die Flexibilität und Individualisierbarkeit von SharePoint 2016/2019 vermieden werden könnten.

Fazit

Zusammengenommen bedeutet dies also, dass On-Premise-SharePoint vor allem für KMU und regional bis national agierende Unternehmen sowie solche mit einem besonderen Datensicherheitsbedürfnis weiterhin von großer Bedeutung ist. Die Auslagerung der eigenen Daten auf einen ausländischen (meist amerikanischen) Microsoft-Azure-Server bedeutet immer auch eine Ausweitung der zu beachtenden Datenschutz-Richtlinien. Die damit verbundenen Anforderungen können, so sie bisher aufgrund des Geschäftsbetriebs nicht bereits abgedeckt wurden, für einen großen Mehraufwand sorgen. Weiterhin problematisch ist die Verstärkung der externen Risiken, die durch die Auslagerung der Daten auf fremde Server unweigerlich auftritt. Cloud-Server-Farmen sind, im Gegensatz zum kleinen, unternehmenseigenen Server, attraktive Ziele für Hacker und somit immer externen Angriffen ausgesetzt. Das Risiko für Informationslecks steigt damit natürlich gleichermaßen an.
Auch wenn Sie bereits eine umfangreiche SharePoint-Umgebung eingerichtet haben, lohnt sich die Weiterführung Ihres On-Premise Systems. Der Wechsel auf SharePoint Online kann aufwändig sein, speziell bei bereits umfangreichen SharePoint 2016/2019-Umgebungen. Zudem bietet On-Premise die Möglichkeit der Individualisierung und kann in diesem Sinne leichter in Ihre bestehenden IT-Strukturen eingebunden werden.

Sie fühlen sich angesprochen?

Sie sind auf der Suche nach einem Prozessmanagement beziehungsweise Projektmanagement-System, wollen aber Ihr bestehendes System nicht von Ihrem bestehenden SharePoint-Server auf SharePoint Online migrieren oder wollen generell einfach nicht auf ausländische Cloud-Services zurückgreifen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Quam ist sowohl mit SharePoint 2016 als auch 2019 kompatibel und lässt sich mühelos in Ihre bestehende Umgebung einbinden. Füllen Sie bei Interesse gerne das untenstehende Formular aus, um sich mit uns in Verbindung zu setzen: