Was tun beim Unternehmensumbruch? - Quam als zentrale Wissensbasis Ihres Unternehmens

Wissen und Erfahrung gehören zu den wertvollsten Ressourcen, die in einem Unternehmen gespeichert werden können. Für viele Unternehmen stellt die Weitergabe und Verteilung dieser Informationen jedoch nach wie vor eine große Hürde dar. Speziell bei starker Mitarbeiterfluktuation kann es schnell dazu kommen, dass wichtige Daten verloren gehen oder der Wissenstransfer nicht detailliert genug erfolgt. Dabei ist die ordentliche Speicherung von Wissen essenziell für ein erfolgreiches Unternehmen. Um die ausreichende Sicherung und Weitergabe von Wissen innerhalb des Unternehmens sicherzustellen, ist deshalb die Einrichtung eines zentralen Organisationsinformationssystems wie Quam sinnvoll.

Welche Anforderungen bestehen an ein solches System?

Wie der Name schon sagt, soll ein Organisationsinformationssystem dazu dienen, den Mitarbeitern sämtliche relevanten Daten zur Unternehmung in einer zentralen Plattform zur Verfügung zu stellen. Dies bezieht sich jedoch nicht nur auf allgemeine Unternehmenszahlen, sondern auf sämtliche Informationen, die innerhalb der Unternehmensprozesse anfallen können. Quam ist in der Lage, die Prozesse, die im Unternehmen stattfinden, abzubilden und direkt mit den ausführenden Personen, benötigten Ressourcen und IT-Systemen sowie zu beachtenden Normen, Richtlinien und auch Risikopotentialen zu verknüpfen. Der ausführende Mitarbeiter erhält so in einer Ansicht sämtliche Informationen, die er zu einem bestimmten Geschäftsprozess benötigt. Gleichzeitig lässt sich so für Manager und die Unternehmensführung auch erkennen, an welchen Stellen im Unternehmen beziehungsweise eines Prozesses noch Potentiale für weitere Verbesserungen vorhanden sind.

Wie genau hilft dieses System meinen Mitarbeitern?

Quam sorgt vor allem dafür, dass redundantes oder ineffizientes Arbeiten vermieden wird. Da der Mitarbeiter bereits alle notwendigen Informationen für den Prozess besitzt, braucht er nur noch seine Arbeit zu verrichten anstatt sich damit aufzuhalten, erst einmal seine Aufgaben und Verantwortungen herauszufinden und anschließend noch in Erfahrung zu bringen, welche Normen und Richtlinien er dabei beachten muss, welche IT-Systeme er einsetzen muss, wem er im nächsten Prozessschritt zuarbeiten soll, und so weiter. Wenn neue Systeme oder Informationen hinzukommen, wird dies im Prozess gekennzeichnet. Sollte der Mitarbeiter selbst Verbesserungspotentiale oder Probleme im Prozess erkennen, so kann er selbstständig Änderungen am vorliegenden Prozess vornehmen, welche im nächsten Schritt nur noch vom zuständigen Manager freigegeben werden müssen. Die im Quam vorliegenden Prozesse sind dementsprechend nicht nur das Ergebnis von Vorgaben von Managern, sondern entstehen auch im Zusammenspiel mit den ausführenden Mitarbeitern.

Generationenwechsel leicht gemacht – dank Quam

Aus diesem Grund eignet sich Quam auch sehr gut, um einen Mitarbeiterwechsel zu erleichtern. Mit Quam kann sämtliches Wissen über einen bestimmten Prozess aufgezeichnet und gespeichert werden. Dementsprechend ist die Erhaltung von Wissen innerhalb des Unternehmens nicht mehr nur Abhängig von Mitarbeitern. Stattdessen liegen die Erfahrungswerte der Mitarbeiter in einer zentralen Datenbank vor, die von jedem anderen (und demnach auch jedem neuen!) Mitarbeiter abgerufen werden können. Da die Prozesse und Aufgaben, die auf den neuen Mitarbeiter zukommen, außerdem bereits zentral im Quam verzeichnet sind, beschleunigt das die Anpassung an den neuen Arbeitsplatz enorm. In diesem Zusammenhang eignet sich Quam auch ideal als Hilfsmittel, um einen potentiellen Generationenwechsel innerhalb eines Unternehmens zu vereinfachen.

Stellen wir uns einmal vor: Herr Hammond ist ein neuer, junger Kollege in ihrem Unternehmen und soll in Zukunft die Aufgaben von Frau Clarkson, die in kürze in Rente geht, übernehmen. Die beiden haben jedoch nur rund zwei Wochen zusammengearbeitet, weshalb Herr Hammond noch unsicher ist, wie genau seine Aufgabenfelder und die Verantwortungen in seiner neuen Position aussehen. Ohne ein Organisationsinformationssystem wie Quam wäre Herr Hammond nun genötigt, sämtliche Erfahrungswerte und sämtliches Wissen, welches Frau Clarkson über die Jahre angesammelt hat, sich selbst neu anzueignen. Stattdessen kann er diese Informationen nun gebündelt im Quam abrufen, da das Wissen, welches Frau Clarkson sich bereits einmal angeeignet hat, durch Quam auch nach ihrem Abgang im Unternehmen verbleibt.

Fazit

Quam erleichtert nicht nur den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts eines Unternehmens, sondern unterstützt seine Mitarbeiter auch „hinter den Kulissen“. Mit Quam als zentrale Wissensbasis ihres Unternehmens ist es jedem Mitarbeiter möglich, auf den enormen Informationsschatz des Unternehmens zuzugreifen. Quam eliminiert Differenzen im Wissenstand zweier Mitarbeiter und ermöglicht sämtlichen Mitarbeitern so bestmögliche Voraussetzungen für produktives Arbeiten.

Quam ist eine Lösung aus Individualität, die im SaaS Abo Modell angeboten werden kann. Quam kann Saasifiziert werden.

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